Искусство писать письма: как писать официальные письма
Деловые связи в современном мире невозможны без деловой переписи. Каждый человек должен знать, как писать официальные письма. Деловое письмо с давних пор помогало человеку в его коммерческой деятельности.
Структура делового письма
В настоящее время существует много различных пособий о том, как писать официальные письма. Они должны включать следующие компоненты:
- Заголовок с названием компании и её юридическим адресом;
Дата;- Наименование компании и адрес получателя;
- Обращение;
- Указание на содержание;
- Текст;
- Заключительная формула вежливости;
- Подпись отправителя;
- Инициалы автора и исполнителя;
- Указание на приложение;
- Постскриптум;
- Уведомление о наличии копий.
Следует заметить, что в деловом письме необязательны все перечисленные выше составные части. Например, при отсутствии приложений, необходимость в этом разделе письма отпадает.
Если письмо направляется двум-трём адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем остальных. В случае, если письмо направляется многим адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре пишется только один адрес получателя.
При составлении официального послания не отклоняйтесь от сути. Как правило, деловые письма короткие и предназначены для поддержки деловых отношений между фирмами. Текст их должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным, корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем характерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях.
С помощью правильно составленных писем устанавливаются дружественные отношения, создаётся особая атмосфера доверия и сотрудничества между партнёрами, позволяющая решать самые разнообразные, порой сложные и противоречивые задачи.
Письма подписывает руководитель предприятия, организации либо ответственный за определённые направления работ. Официальные письма, содержащие гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.
