Как писать деловые письма правильно
Деловая переписка ведется между компаниями и частными лицами. Деловые письма частного характера отправляют на имя другого лица или на имя группы лиц. Содержание такой корреспонденции всегда крайне важно и не менее важно правильно его преподнести. К деловой переписке относятся также рекомендательные письма. Так как писать деловые письма в обычной жизни всем нам приходится достаточно часто, необходимо знать некоторые правила переписки.
Правила написания деловых писем
Для любого делового письма подходит нейтральное изложение, когда материал преподносится с максимальной сдержанностью. Разговорные слова и междометия в таких случаях не допускаются. Сильная эмоциональность считается излишней. Вряд ли кому-то придет в голову использовать, например, смайлики в тексте письма в прокуратуру. Такой текст должен быть написан сжато и доходчиво. Весомые аргументы или доказательство своей правоты также следует приводить в нейтральном духе. Слова используются без уменьшительных суффиксов.
Некоторые эмоции в деловом письме все же допускаются. Так как цель такого текста – это побудить адресата к определенным действиям, выгодным отправителю. Это должно достигаться не языком, а содержанием. У лица, который получает деловое письмо, не должно складываться впечатления, что автор текста сам не до конца разобрался с описываемой проблемой. Наконец, нелишним будет добавить, что грамматические ошибки в деловой корреспонденции не допускаются.
Способы доставки деловой корреспонденции
Кроме того чтобы знать как писать деловые письма следует правильно выбирать способ их отправления. Об этом следует задумываться, особенно если необходимо получить на руки ответ на обращение. Существуют правила, предписывающие многим организациям отвечать на все письма и жалобы, поступающие на их адреса. Для начала, человек, отправляющий сообщение, должен знать свои права на этот счет.
Срочные письма бесполезно бросать в почтовый ящик. Нужно пойти на почту и оплатить заказной вариант. В этом случае на руках у отправителя останется квитанция, и получатель обязательно зарегистрирует его как входящее. В случаях задержки ответа, при помощи квитанции можно будет уладить спорную ситуацию.
